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社用車の車検管理、Excelを活用して効率化しませんか？多くの企業で社用車の管理は総務担当者の重要な業務の一つですが、車両台数が増えるにつれて管理が煩雑になり、「うっかり車検が切れていた」といった事態も起こりかねません。本記事では、無料で今すぐ始められるExcelでの車検管理方法について、テンプレートの紹介から具体的な作成手順、さらに効率化するためのポイントまで、分かりやすく解説します。

Excelでの車検管理はなぜ必要？

企業が社用車を安全かつ効率的に運用するために、Excelによる車検管理は非常に有効な手段です。車両情報を一元管理することで、様々なリスクを回避し、業務の効率化を図ることができます。なぜ今、Excelでの車検管理が必要とされているのか、その理由を具体的に見ていきましょう。

車検切れのリスクと法的責任

車検が切れた状態で公道を走行することは、道路運送車両法違反となり、厳しい罰則が科せられます。知らなかったでは済まされないこの問題は、企業にとって大きなリスクです。Excelで各車両の車検満了日を一覧管理し、期限が近づいている車両を可視化することで、更新漏れを未然に防ぐことができます。企業のコンプライアンス遵守と社会的信用の維持のためにも、確実な車検管理が不可欠です。

参考：もしも、自賠責保険・共済に加入していないと｜国土交通省

【関連記事】飛び石被害で車両保険は使うべき？等級への影響と賢い判断基準を解説 | BSRweb | 株式会社プロトリオス - PROTO-RIOS INC.

コスト管理と業務効率化の実現

Excelで車検管理を行うことで、車両ごとにかかる車検費用や保険料、整備費といったコストを可視化できます。データを蓄積・分析することで、車両ごとのコスト比較が可能になり、経費削減の検討材料となります。また、これまで紙の書類や個別のファイルで管理していた情報をExcelに集約することで、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになり、管理業務全体の効率化に繋がります。

車両情報の正確な把握

車検管理表は、単に車検の時期を管理するだけでなく、車両に関するあらゆる情報を集約するデータベースとしての役割も果たします。車両の型式、登録番号、購入日、走行距離、修理履歴などを一元管理することで、各車両の現在の状態を正確に把握できます。これにより、適切なタイミングでのメンテナンスや、車両の入れ替え計画などをデータに基づいて判断できるようになります。

Excelで車検を管理するメリット

多くの企業で導入されているExcelは、車検管理においてもその手軽さと柔軟性から多くのメリットをもたらします。専用のシステムを導入する前に、まずは使い慣れたExcelで管理を始めることの利点を確認してみましょう。

コストをかけずに始められる

Excelで車検管理を始める最大のメリットは、追加のコストがほとんどかからない点です。多くの企業では既にMicrosoftOfficeが導入されているため、新たなソフトウェアを購入する必要がありません。インターネット上には無料で利用できるテンプレートも豊富にあり、それらを活用すれば誰でもすぐに車検管理をスタートできます。

操作に慣れていて使いやすい

日々の業務でExcelを使用している担当者にとって、操作方法を新たに覚える必要がない点も大きな利点です。使い慣れたインターフェースで直感的に作業を進めることができ、関数の知識があれば、自社の運用に合わせた計算式を組み込むことも容易です。教育コストや導入のハードルが低いため、スムーズに運用を開始できます。

自社に合わせてカスタマイズ可能

Excelの魅力は、その高いカスタマイズ性にあります。管理したい項目を自由に追加・削除したり、セルの色や書式を変更して見やすいレイアウトを作成したりと、自社の管理方法に合わせて柔軟にフォーマットを調整できます。例えば、部署ごとや管理者ごとにシートを分けるなど、運用しやすい形に作り変えることが可能です。

Excelで車検を管理するデメリット

手軽に始められるExcelでの車検管理ですが、運用する上でのデメリットも存在します。特に、管理する車両台数が増えてくると、Excelの限界が見えてくることもあります。ここでは、Excel管理で起こりがちな課題について解説します。

更新漏れのリスクがある

Excelでの管理は手動での入力が基本となるため、どうしても入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。特に、担当者が多忙な時期には、情報の更新を忘れてしまい、結果として車検切れに繋がるリスクも考えられます。自動でリマインドしてくれる機能はないため、担当者自身が定期的にファイルを確認し、期限をチェックする必要があります。

複数人での同時編集が難しい

デスクトップ版のExcelは、基本的に複数人での同時編集に対応していません。そのため、誰かがファイルを開いていると他の人は閲覧しかできず、編集作業が滞ってしまいます。共有サーバーにファイルを置いていても、誰かが誤って上書き保存してしまうと、古い情報に戻ってしまうといったトラブルも起こりがちです。

ファイルの属人化が進みやすい

管理表を作成した担当者独自のルールや関数が多用されている場合、その人が異動や退職してしまうと、他の誰もメンテナンスできなくなる「属人化」のリスクがあります。ファイルの管理方法や更新ルールがきちんと引き継がれないと、せっかく作成した管理表が形骸化し、正しく運用されなくなってしまう可能性があります。

車検管理表に記載すべき必須項目

効果的な車検管理を行うためには、必要な情報を漏れなく記載することが重要です。ここでは、車検管理表を作成する上で、最低限記載しておくべき必須項目をカテゴリ別に解説します。これらの項目を網羅することで、車両に関する情報を一元的に把握できるようになります。

車両を特定するための基本情報

どの車両の情報なのかを明確にするための基本的な項目です。これらの情報があれば、誰が見ても車両を特定できます。

車検・点検に関する情報

車検切れや点検漏れを防ぐための、最も重要な項目です。これらの日付情報を基に、管理を行います。

·        車検満了日

·        次回車検予定日

·        法定点検（12ヶ月点検など）の実施日

·        次回法定点検予定日

·        整備記録（オイル交換日、タイヤ交換日など）

参考：点検整備の種類 | 自動車 - 国土交通省

保険に関する情報

万が一の事故に備え、加入している保険の情報をまとめておくことも重要です。すぐに確認できるよう整理しておきましょう。

·        自賠責保険の保険会社名・証券番号・満了日

·        任意保険の保険会社名・証券番号・満了日

·        保険の契約内容（対人・対物など）

リース・購入に関する情報

車両が購入したものか、リース契約なのかによって管理内容が異なります。契約に関する情報も記載しておくと便利です。

·        購入年月日またはリース開始日

·        リース終了日

·        購入先またはリース会社名

·        契約内容の詳細

【無料】すぐに使えるExcel車検管理テンプレート3選

一から車検管理表を作成するのは大変だと感じる方のために、インターネット上で無料でダウンロードしてすぐに使える、便利なExcelテンプレートを紹介します。自社の運用に合わせてカスタマイズしてご活用ください。

シンプルで使いやすい基本テンプレート

まずは基本的な項目が網羅された、シンプルで使いやすいテンプレートです。車両台数が比較的少なく、Excelでの管理をこれから始める企業に最適です。車両の基本情報、車検日、保険情報などを一覧で管理できます。

·        提供サイト：[文書]テンプレートの無料ダウンロード

·        特徴：車両1台ごとの詳細情報を管理する形式で、点検整備記録や保険契約状況まで細かく記載できます。

参考：車両管理台帳（車両台帳・車両管理表・車両管理簿）の書式・様式・フォーマット 雛形（ひな形） テンプレート01（社用車の管理）（帳票形式）（エクセル Excel） - ［文書］テンプレートの無料ダウンロード

アラート機能付き高機能テンプレート

車検予定日や点検費用の総額を一覧で確認でき、コスト管理に役立つテンプレートです。

·        提供サイト：MONiPLAT

·        特徴：車検予定日だけでなく、点検費用の総額も一覧で確認できるなど、コスト管理にも役立つ機能が搭載されています。

参考：社用車の車両管理台帳・日常点検表作成のポイント【無料Excelテンプレート付】

複数台の車両管理に便利な一覧テンプレート

複数の社用車を保有している企業向けの、一覧性に優れたテンプレートです。全ての車両の状況を一つのシートで俯瞰して確認できるため、管理業務の効率が上がります。

·        提供サイト：Bqey

·        特徴：自家用自動車向けのテンプレートで、点検・修理履歴や保険会社の情報など、車両に関する情報を網羅的に記録できます。

参考：車両管理台帳Excelテンプレート｜資料ダウンロード｜Bqey＜ビーキー＞｜社用車管理、まるっと解決

Excelで車検管理表を作成する手順

テンプレートを使わずに、自社オリジナルの車検管理表を作成したい方向けに、具体的な作成手順を4つのステップで解説します。Excelの基本的な機能を活用するだけで、誰でも簡単に高機能な管理表を作成できます。

手順1：必要な項目を洗い出す

まずは、自社で管理したい項目をすべて洗い出します。前述した「車検管理表に記載すべき必須項目」を参考に、その他にも管理が必要な項目（例：ETCカード番号、給油カード番号、ドライブレコーダーの有無など）があれば追加していきましょう。

手順2：テーブル機能で見やすく整理する

洗い出した項目をExcelの1行目に入力し、データ範囲を選択して「挿入」タブから「テーブル」を選択します。テーブル機能を使うことで、自動的に書式が設定され、データの並べ替えやフィルタリングが簡単に行えるようになります。見た目が整い、データ管理が格段にしやすくなります。

手順3：関数を使って車検時期を自動計算する

関数を活用して、入力の手間を省き、計算ミスを防ぎましょう。例えば、車検満了日を入力すれば、次回の車検予定日が自動で表示されるように設定できます。EDATE関数を使えば、指定した日付から特定の月数後の日付を簡単に求めることができます。

手順4：条件付き書式で期限切れを可視化する

Excelの「条件付き書式」機能を使えば、特定の条件を満たすセルに自動で色を付けることができます。例えば、「車検満了日の1ヶ月前になったらセルを黄色にする」「車検満了日を過ぎたらセルを赤色にする」といったルールを設定することで、期限が迫っている車両を一目で把握できるようになり、更新漏れ防止に絶大な効果を発揮します。

Excelでの車検管理をさらに効率化する3つのポイント

Excelで作成した車検管理表を、より安全かつ効率的に運用するための3つのポイントを紹介します。これらのポイントを実践することで、Excel管理のデメリットを補い、円滑な車両管理を実現できます。

クラウドストレージでファイルを共有する

作成したExcelファイルは、OneDriveやGoogleDriveなどのクラウドストレージに保存することをおすすめします。これにより、関係者はいつでもどこでも最新の情報にアクセスでき、複数人での情報共有がスムーズになります。また、ファイルのバージョン管理も容易になり、誤って古い情報を上書きしてしまうといったミスを防げます。

定期的にバックアップを取る

万が一のファイル破損や誤操作によるデータ消失に備え、定期的にファイルのバックアップを取る習慣をつけましょう。クラウドストレージの機能を使えば、自動でバックアップを設定することも可能です。重要な情報を失わないためにも、バックアップは確実に行いましょう。

担当者不在でも分かるようにマニュアルを作成する

ファイルの運用ルールや更新方法などをまとめた簡単なマニュアルを作成しておくことで、業務の属人化を防ぐことができます。担当者が急に休んだり、異動したりした場合でも、他の人がスムーズに業務を引き継げるようになります。ファイル内に「はじめに」といったシートを作成し、そこに運用ルールを記載しておくのも良い方法です。

Excel管理に限界を感じたら？次のステップを紹介

Excelでの管理は手軽で有効な手段ですが、車両台数の増加や管理業務の複雑化に伴い、限界を感じる時が来るかもしれません。その際には、より高度な管理を実現するための次のステップを検討しましょう。

車両管理システムの導入を検討する

車両管理システムは、車検管理はもちろんのこと、車両予約、運転日報、アルコールチェック、リアルタイムでの車両位置情報把握など、車両に関するあらゆる業務を一元的に効率化できる専門ツールです。更新期限のアラート機能や各種記録のデジタル化により、管理業務の負担を大幅に軽減し、コンプライアンス強化にも繋がります。

業務改善ツールを活用する

業務改善プラットフォームを活用し、自社専用の車両管理アプリを作成するのも一つの手です。入力フォームをテンプレート化して入力漏れを防いだり、通知機能を活用して車検時期をリマインドしたりと、Excel以上に柔軟で高機能な管理体制を構築できます。外部サービスとの連携も可能なため、拡張性が高い点も魅力です。

まとめ

本記事では、Excelを活用した車検管理の方法について、メリット・デメリットから具体的な作成手順、効率化のポイントまで幅広く解説しました。Excelは、コストをかけずに始められる非常に有効な車検管理ツールです。まずは無料のテンプレートを活用することから始め、自社の運用に合わせてカスタマイズし、車検の更新漏れのない、効率的な車両管理体制を構築してください。