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［連載］現役マネージャーいづみのウチでもできた！デジタル集客術

第5回　（クラウド）予約システムあります？

#その他

2025/08/18

　みなさまこんにちは！ヤマウチの人見です。今回のテーマは「（クラウド）予約システムあります？」です。

　まず皆さまにおたずねしたいのは、予約管理をペーパーではなくシステムで行っているかどうかです。私たちも昔はペーパー管理でした。縦軸が日付、横軸が入庫時間になっている碁盤の目のような予約枠をA3サイズの紙にコピーし、むこう3ヵ月分の紙をバインダーに挟んで使うという寸法です。「予約が入れば枠に顧客名を書く！変更になったらホワイト修正液で修正する！紙のぐるり一周がすぐにボロボロになるからセロテープで補強する！」こんな感じです。

　ただ、この手法では、予約時の細やかな要望を記すことができません。仕方がないので、別建てでノートを用意、「1ヵ月分が1冊分、見開き1ページが1日分、入庫の時間軸で罫線をあらかじめ引いておく」魔改造ノートのでき上がり。

　「A3バインダー」と「魔改造ノート」のダブル管理。超手間ですよね……。それに、何の予約が何台入っているのかなんて、まったくもって分かりません。「えぇ？当時の上司たちって、一体全体どうやって運営戦略をたてよったんや……（困惑）」。ホンマに摩訶不思議ですw

　私も当時は現役バリバリフロントスタッフでしたから、「ちょ、ンなもんムダ過ぎるやろｗ」と、魔改造ノートをエクセル管理に変更して業務改善を図ったんだけれど、A3バインダーはホワイト修正液まみれだし（テープははがれる、液は割れる）、判別不可能な文字も踊り狂っています。A3バインダーを握り込んで来店客と長話するスタッフもいますから、予約を承る際にエクセル頼みになることもあります。もうね、控え目に言ってカオスですよカオス! 予約のダブりなんてモンは、もはや「お家芸」のレベルです。現場は「ムダの蓄積で起こる理不尽な忙しさ」にどんどん麻痺していきました。

　「これではアカン！」とtotoco（ヤマウチで販売しているクラウド型予約管理システム）をこしらえたんですが、「予約管理とはこうであれ！」という私の欲望が詰まりに詰まっていますからフロントスタッフが使いやすい設計になっています。予約の繁閑はカレンダーの濃淡で一目瞭然だし、予約枠はこまやかに開けたり閉じたりできます。日々入庫する車の作業進捗状態も管理できますし、まるで紙やホワイトボードで管理しているかのごとく使えます。基幹システムとも連携させたことで何度もデータ入力をしなくて良くなりました。さらには顧客からのWeb予約にも対応しましたので、利便性も向上。何といってもクラウドシステムにしたことで、いつでも、どこでも、誰でもが、一元管理された予約や工程管理の内容を確認したり操作できるようになりました。現場とフロントを何度も往復しなくても良いんです。素晴らしくないですか!?

　予約枠のシビア管理ができるようになりますと、スタッフの希望休に応えやすくなります。Web予約が顧客に浸透しますと電話の本数が格段に減ります。totocoも進化を遂げて、代車やピットの管理までできるようになりました。

　「私はクラウドシステムに救われました！もう絶対に手放せません（ニッコリ）」今月号は通販番組のような言葉で締めさせていただきますｗ

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